為規(guī)范政府采購代理行為，提高專業(yè)化采購服務(wù)水平，防控政府采購活動風(fēng)險，促進政府采購良性健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》《政府采購非采購采購方式管理暫行辦法》《關(guān)于加強政府采購活動內(nèi)部控制管理的指導(dǎo)意見》（財庫〔2016〕99號）《四川省人民政府關(guān)于創(chuàng)新政府采購機制加強政府采購監(jiān)管工作的意見》（川府發(fā)〔2014〕63號）和其他有關(guān)規(guī)定，特制定如下內(nèi)部控制管理制度。
崗位設(shè)置和人員執(zhí)業(yè)控制制度
中心成立項目領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管政府采購工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，負責(zé)組織政府采購項目代理活動，設(shè)立項目受理組、文件編制組、評審組織組、質(zhì)疑投訴處理組等崗位，每組配備不少于2名成員，互不干涉，但做到互相監(jiān)督，實行項目終身負責(zé)制。
一、項目受理組負責(zé)項目要件資料受理，組織簽訂委托代理協(xié)議。
二、文件編制組編制的每一份采購文件須進行簽字確認，分為初稿編制、初審、復(fù)審、采購人確認、定稿；組織集中會審重點項目采購文件。
三、評審組織組負責(zé)開標(biāo)評審資料準(zhǔn)備及登記工作，開標(biāo)評審過程中積極主動回答現(xiàn)場人員提問和及時有效的處理現(xiàn)場事宜，嚴禁使用手機等通訊工具與外界聯(lián)系，尤其是與參與投標(biāo)的供應(yīng)商堅決制止，同時不能干預(yù)評審專家獨立評審，發(fā)表傾向性意見和言論，評審專家需簽訂廉潔保密協(xié)定。
四、質(zhì)疑投訴組負責(zé)處理項目的質(zhì)疑與投訴，依據(jù)質(zhì)疑事項內(nèi)容明確回復(fù)主體，包括采購人、采購代理機構(gòu)、評審委員會，做到有法可依，有法必依，本著公平、公開、公正的原則處理質(zhì)疑事項，對不明確、把不準(zhǔn)的質(zhì)疑須進行開會討論，并形成會議紀(jì)要。
采購文件編制制度
采購文件是采購活動中最重要的法律文件，采購文件編制的幾個重要環(huán)節(jié)，其中實質(zhì)性要求、條件、評審辦法、合同條款、分包都必須清晰明確。政府采購，作為市場經(jīng)濟體制下一種經(jīng)過實踐證明，能夠充分體現(xiàn)公平、公正、公開原則的，科學(xué)合理又積極有效的交易模式，在各類采購中被積極推廣。采購文件是采購活動中最重要的法律文件，它不僅規(guī)定了完整的采購程序，而且還提出了各項具體的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和交易條件，規(guī)定了擬訂立合同的主要內(nèi)容，是供應(yīng)商準(zhǔn)備投標(biāo)（響應(yīng)）文件和參加投標(biāo)的依據(jù)，是評審委員會評審的依據(jù)，也是擬訂合同的基礎(chǔ)。
（一）編制采購文件的依據(jù)和原則
1.遵守法律法規(guī)。采購文件的內(nèi)容應(yīng)符合國內(nèi)法律法規(guī)，如《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》《關(guān)于貫徹落實<中華人民共和國政府采購法實施條例>的若干規(guī)定》《政府采購貨物和服務(wù)采購投標(biāo)管理辦法》《政府采購非采購采購方式管理辦法》及有關(guān)部門的政策、法規(guī)。
2.全面反映使用單位需求。采購的目的就是為需求服務(wù)，采購文件全面反映使用單位需求是編制采購文件的一個基本要求。技術(shù)規(guī)格、參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)／服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)要求是對擬采購產(chǎn)品／服務(wù)的技術(shù)描述，是反映采購產(chǎn)品／服務(wù)具體而詳細的內(nèi)容要求，是采購采購產(chǎn)品的一個比較清晰的框架。要求越詳細、越接近采購人合法的實際要求，才能使采購結(jié)果更符合采購需求。采購文件應(yīng)能全面準(zhǔn)確反映采購人的需求，功能描述準(zhǔn)確，技術(shù)指標(biāo)／服務(wù)要求、工藝方法／服務(wù)方法、質(zhì)量水平檔次要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)明確，當(dāng)供應(yīng)商閱讀采購文件時，知道應(yīng)該以什么檔次的產(chǎn)品報價可滿足用戶的要求；商務(wù)條款也應(yīng)明確，這些因素會影響到產(chǎn)品的配置和質(zhì)量，影響到供應(yīng)商的正常報價和投標(biāo)方案。
3.公正合理。公正是指公正、平等對待使用單位和供應(yīng)商。采購文件是具有法律效力的文件，雙方都要遵守，都要承擔(dān)義務(wù)合理是指采購人提出技術(shù)要求、商務(wù)條件必須依據(jù)充分并切合實際。技術(shù)要求根據(jù)可行性報告、技術(shù)經(jīng)濟分析確立，不能盲目提高標(biāo)準(zhǔn)、提高設(shè)備精度等，否則會多花不必要的錢。
4.公平競爭。公平競爭是指采購文件不能存有歧視性條款。采購的原則是公開、公平、公正，只有堅持這一原則才能吸引真正感興趣、有競爭力的投標(biāo)廠商競爭。采購文件應(yīng)載明配套的評審因素或方法，盡量做到科學(xué)合理，這樣才會使采購活動更加公開，人為因素相對減少，也會使?jié)撛诘?/font>供應(yīng)商更感興趣。還應(yīng)該注意的是采購文件的各項規(guī)格，不得要求或者標(biāo)明一特定的專利、商標(biāo)、名稱、設(shè)計、型號、原產(chǎn)地或生產(chǎn)廠家，不得有傾向或排斥潛在供應(yīng)商或者其他組織的內(nèi)容。
5.科學(xué)規(guī)范。以最規(guī)范的文字，把采購的目的、要求、進度、售后服務(wù)等描述得簡捷有序、準(zhǔn)確明了。采購文件的用詞、用語一定要準(zhǔn)確無誤，表述清楚，不允許用大概、大約等無法確定的語句以及表達上含糊不清的語句，盡量少用或不用形容詞，禁止使用有歧義的語言，防止供應(yīng)商出現(xiàn)理解誤差。一份采購文件要做到五個統(tǒng)一，即格式統(tǒng)一、字體統(tǒng)一、語言統(tǒng)一、數(shù)字運用統(tǒng)一、技術(shù)要求使用標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。
6.維護采購人權(quán)益。采購文件編制要注意維護使用單位的秘密，如高校網(wǎng)絡(luò)設(shè)備采購就要考慮安全問題。不得損害國家利益和社會公眾利益，噪音污染必須達標(biāo)。
（二）編制采購文件的幾個重要環(huán)節(jié)
1.前期論證工作應(yīng)充分。論證主要解決三個方面的問題。一是為了避免采購的盲目性，克服重復(fù)采購、利用率低下等弊病。二是統(tǒng)籌投資規(guī)劃，優(yōu)化資源配置。三是通過論證，充分挖掘現(xiàn)有資源的使用潛力，促進資源共享、專管共用。
2.采購文件的編制。采購文件的編制是整個采購過程的重要環(huán)節(jié)，采購文件編制是否科學(xué)合理并符合項目特征，直接導(dǎo)致采購采購是否成功。而采購文件核心是技術(shù)參數(shù)／服務(wù)內(nèi)容及要求和評審標(biāo)準(zhǔn)的制定，其余部分如供應(yīng)商資格要求、相關(guān)證明材料的要求、采購文件的發(fā)售等都關(guān)系到采購是否成功。
3.有效的溝通。溝通是采購文件編制的重要環(huán)節(jié)，采購文件的編制必須符合采購人的采購需求，采購文件編制過程中，必須與采購貨物／服務(wù)/工程內(nèi)容、售后服務(wù)要求、資格條件的設(shè)定、采購數(shù)量、采購標(biāo)的功能標(biāo)準(zhǔn)、性能標(biāo)準(zhǔn)、材質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)采購方式、評審方法和評審標(biāo)準(zhǔn)、項目履約時間和方式、驗收方法和標(biāo)準(zhǔn)及其他合同實質(zhì)性條款等進行詳細的溝通，提高采購文件水平，使采購采購標(biāo)的物滿足用戶所需。
開標(biāo)、評審制度
（一）開標(biāo)
1.開標(biāo)準(zhǔn)備
（1）項目負責(zé)人在開標(biāo)會議開始前半小時按照《招標(biāo)流程控制表》約定的開標(biāo)室，開啟電腦、電源、照明、投影設(shè)備、音響設(shè)備，為舉行開標(biāo)會議做好準(zhǔn)備。
（2）采購人（采購人代表）在開標(biāo)會議開始前半小時到達開標(biāo)現(xiàn)場簽到，做好項目開標(biāo)前準(zhǔn)備工作。
（3）采購人代表、監(jiān)督、監(jiān)察部門代表、項目負責(zé)人應(yīng)當(dāng)佩戴工作牌進入開標(biāo)室。參加開標(biāo)會議的采購人（采購人代表）應(yīng)當(dāng)是項目工作專職人員；進入開標(biāo)室的投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)是招標(biāo)項目的投標(biāo)委托代理人。
（4）采購人代表、投標(biāo)人在監(jiān)督人的監(jiān)督下在開標(biāo)會場檢查投標(biāo)人遞交的投標(biāo)文件、接受符合要求的投標(biāo)文件；項目負責(zé)人協(xié)助解決投標(biāo)過程中出現(xiàn)的各類問題。
（5）投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件指定的時間、地點，提前進入開標(biāo)會場。進入開標(biāo)會場應(yīng)當(dāng)及時遞交投標(biāo)文件并做好簽到登記。如以上時間及地點發(fā)生變化，則應(yīng)以招標(biāo)采購變更公告內(nèi)容為準(zhǔn)。
（6）投標(biāo)人在投標(biāo)截止時間前撤回投標(biāo)文件的，采購人應(yīng)當(dāng)允許，項目負責(zé)人做好登記。
（7）項目負責(zé)人負責(zé)引導(dǎo)項目參與各方在指定位置就坐，維持開標(biāo)會場秩序，保持會場安靜。嚴禁投標(biāo)人在開標(biāo)會場持投標(biāo)文件觀望。
（8）采購人代表、監(jiān)督人、投標(biāo)人、項目負責(zé)人進入開標(biāo)會場應(yīng)當(dāng)及時關(guān)閉通訊工具或?qū)⑵湔{(diào)至振動狀態(tài)，確實需要使用通訊工具的，應(yīng)當(dāng)使用開標(biāo)會場提供的專用錄音電話，或者在監(jiān)督代表的監(jiān)督下進行電話的接聽。
（9）投標(biāo)截止時間以北京時間為準(zhǔn)。
2.開標(biāo)
（1）項目負責(zé)人嚴格按照《采購文件》規(guī)定的開標(biāo)程序主持開標(biāo)會議，不得隨意縮減、簡化開標(biāo)程序，不得隨意調(diào)整開標(biāo)順序。
開標(biāo)現(xiàn)場程序：
①強調(diào)會議紀(jì)律。
②宣布參會人員名單。
③在監(jiān)督人的監(jiān)督下組織投標(biāo)人、采購人（采購人代表）檢查投標(biāo)文件的密封情況，并簽字確認。
④當(dāng)眾拆開并整理開標(biāo)一覽表。
⑤當(dāng)眾唱標(biāo)、投影并簽字確認。如有唱標(biāo)錯誤，應(yīng)舉手示意，如核實確屬宣讀失誤，則當(dāng)眾修正，并在監(jiān)督人的監(jiān)督下進行簽字確認。
⑥展示抽取專家的信封，組織檢查密封情況是否完好，并簽字確認。
⑦宣布下一步招標(biāo)工作安排。
（2）投標(biāo)人對開標(biāo)活動有疑義或異議的，按照下列不同情形提出主張、要求和申訴，并由項目負責(zé)人做好書面的會議記錄：
A.屬于采購文件條款釋疑、招標(biāo)程序解答、招標(biāo)疑問解釋的，有采購人負責(zé)解答。投標(biāo)人對采購人解答仍有異議的，投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)采用書面質(zhì)疑、投訴的方式提出；
B.屬于投標(biāo)文件有效性評審、評分定性的，由資格審查委員會負責(zé)解答。投標(biāo)人對資格審查委員會解答仍有異議的，應(yīng)當(dāng)采用書面質(zhì)疑、投訴的方式提出，開標(biāo)現(xiàn)場不再作進一步解釋。
C.屬于開標(biāo)程序方面的問題，由項目負責(zé)人負責(zé)解答和協(xié)調(diào)處理，并作書面記錄。
（3）監(jiān)督人認為相關(guān)人員意見、決定不妥或認為有失公正的，應(yīng)當(dāng)及時指出，要求改正；政府采購監(jiān)督人和項目負責(zé)人處理意見不一致的，應(yīng)當(dāng)分別向上級部門報告，由上級部門協(xié)調(diào)作出處理意見。
（4）項目負責(zé)人應(yīng)當(dāng)詳細記錄開標(biāo)會議過程中發(fā)生的異常情況或爭議性問題，不得隱瞞、回避問題和矛盾；采購人（采購人代表）、投標(biāo)人、監(jiān)督人、項目負責(zé)人不得越位發(fā)表意見，作出處理決定；不得回避、推諉責(zé)任；不得就評審涉及的實質(zhì)性內(nèi)容發(fā)表意見或參與資格審查委員會的討論。
（5）采購人代表、投標(biāo)人、監(jiān)督人、資格審查委員會在開標(biāo)過程中可以就有關(guān)疑問向項目負責(zé)人提出，項目負責(zé)人有責(zé)任向疑問人提供法律、法規(guī)、規(guī)章及相關(guān)文件或直接按照上述規(guī)范性文件進行解答。項目負責(zé)人對解答內(nèi)容的真實性、合法性承擔(dān)責(zé)任；項目負責(zé)人對現(xiàn)場解答無明確把握的，向分管領(lǐng)導(dǎo)請示，由分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)解答，分管領(lǐng)導(dǎo)對解答內(nèi)容的真實性、合法性承擔(dān)責(zé)任。
（二）評審
1.評審前準(zhǔn)備
（1）在評審活動開始前，現(xiàn)場工作人員在采購監(jiān)督人員的監(jiān)督下解密專家名單并驗證專家身份，審查采購人代表身份資格。
（2）對評審區(qū)實施封閉式管理，所有進入評審區(qū)的人員一律不得攜帶通訊工具，無工作牌的人員禁止進入評審區(qū)。供應(yīng)商因評審需要進入評審區(qū)的，現(xiàn)場工作人員應(yīng)當(dāng)確認供應(yīng)商身份，引導(dǎo)供應(yīng)商至指定的評審室或答辯室。
2.評審
（1）現(xiàn)場工作人員應(yīng)當(dāng)嚴格按照《采購文件》規(guī)定的評審程序組織評審，不待隨意縮減評審程序，不得隨意調(diào)整評審順序。
（2）現(xiàn)場工作人員負責(zé)評審區(qū)的管理工作及評審專家在項目評審過程中的后勤保障工作。
（3）評審專家在項目評審活動完成前不得隨意離開評審區(qū)。因特殊原因需要離開的，應(yīng)當(dāng)向現(xiàn)場工作人員提出書面申請，經(jīng)監(jiān)督人批準(zhǔn)后方能離開。評審專家需要使用通訊工具的，應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)場工作人員和監(jiān)督人員的監(jiān)督下使用評審區(qū)專用電話接打電話。
（4）任何人不得隨意干擾評審專家評審活動，不得隨意向評審專家發(fā)表傾向性意見，不得暗示或指使評審專家不公正評審。
（5）評審專家在評審過程中如發(fā)現(xiàn)采購文件中存在含義不明確的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)提出澄清建議，經(jīng)評審委員會討論同意后，以書面的方式提出澄清要求。現(xiàn)場工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)評審委員會的澄清要求引導(dǎo)采購人或代理機構(gòu)以書面的方式進行澄清，但澄清內(nèi)容不得背離采購文件的實質(zhì)性內(nèi)容。
（6）評審專家在評審過程中如發(fā)現(xiàn)投標(biāo)文件中存在含義不明確或表述不一致的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)提出澄清建議，經(jīng)評審委員會討論同意后，以書面的方式提出澄清要求。現(xiàn)場工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)評審委員會的澄清要求引導(dǎo)供應(yīng)商進行書面澄清，澄清內(nèi)容不得增減、修改、變更投標(biāo)文件的實質(zhì)性內(nèi)容。
（7）評審專家需要咨詢有關(guān)情況的，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)提供法律、法規(guī)、規(guī)章及相關(guān)文件或直接按照上述規(guī)范性文件進行解答。解答人對解答內(nèi)容的真實性、合法性承擔(dān)責(zé)任。
（8）評審專家應(yīng)當(dāng)遵循客觀評審、獨立打分的原則，依據(jù)采購文件約定評審順序逐項完成項目評審，對個人評分的公正性、客觀性、準(zhǔn)確性負責(zé)。
（9）現(xiàn)場工作人員在評審結(jié)束后，對評審專家提交的評分表進行復(fù)核（至少2人進行交叉檢查）。評審項目全部完成后，由評審小組組長完成評審報告編制。
（10）現(xiàn)場工作人員發(fā)現(xiàn)相關(guān)人員違反開標(biāo)評審程序及紀(jì)律等行為應(yīng)當(dāng)及時指出，要求立即改正。違規(guī)人經(jīng)指出后仍然拒絕糾正的，暫停開標(biāo)評審活動，作好書面記錄，并立即向監(jiān)管部門報告，現(xiàn)場工作人員根據(jù)監(jiān)督部門意見開展后續(xù)工作。
（11）現(xiàn)場工作人員應(yīng)當(dāng)加強評審現(xiàn)場管理，確保交易參與各方的行為符合交易程序、法律法規(guī)、規(guī)章制度及采購文件要求。現(xiàn)場工作人員有責(zé)任將評審活動中發(fā)生的重大事件和異常情況按規(guī)定程序及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。
信息公告制度
信息公告包括：需求論證公示、單一來源公示、進口產(chǎn)品論證公示、采購公告、更正公告、結(jié)果公告等，在《四川政府采購網(wǎng)》及其它媒體上發(fā)布，目的為廣泛接受社會公眾、相關(guān)供應(yīng)商的全面關(guān)注與監(jiān)督，發(fā)布前須進行再審核，確保發(fā)布信息內(nèi)容完整、合法有效，對出現(xiàn)筆誤、對當(dāng)事人進行經(jīng)濟處罰、對出現(xiàn)政策法規(guī)性錯誤進行經(jīng)濟處罰的同時還應(yīng)展開社會調(diào)查，是否存在與供應(yīng)商或其它相關(guān)利益單位的勾結(jié)，情節(jié)嚴重將上報相關(guān)部門，進行行政處罰。
重點環(huán)節(jié)控制制度
一、采購方式的執(zhí)行
中心應(yīng)嚴格按照采購人確定并經(jīng)財政部門備案的采購方式組織采購。對貨物、服務(wù)、工程項目，嚴格按照四川省制訂的采購目錄限額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
二、采購文件的審核
高度重視采購文件的審核把關(guān)，對每一個項目的采購文件，均由采購人進行規(guī)范性、完整性、合法性審核。采購文件審核的重點是貨物/服務(wù)/工程內(nèi)容、售后服務(wù)要求、資格條件的設(shè)定、采購數(shù)量、采購標(biāo)的功能標(biāo)準(zhǔn)、性能標(biāo)準(zhǔn)、材質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、采購方式、評審方法和評審標(biāo)準(zhǔn)、項目履約時間和方式、驗收方法和標(biāo)準(zhǔn)及其他合同實質(zhì)性條款等。采購文件審核的流程是：交易組織科負責(zé)人審核-現(xiàn)場監(jiān)督科負責(zé)人審核-采購人審核-領(lǐng)導(dǎo)審批。
三、報名、開標(biāo)、評審規(guī)定的落實
所有的采購項目，對投標(biāo)報名信息在開標(biāo)前均實行保密（自采購文件開始發(fā)出之日起至供應(yīng)商提交投標(biāo)文件截止之日止）。開標(biāo)、評審嚴格按照采購文件規(guī)定的時間、地點進行，避免發(fā)生投訴和法律糾紛。
四、投標(biāo)文件的評審
所有采購文件均明確了評審標(biāo)準(zhǔn)和評分細則，規(guī)定評審過程不得改變采購文件中規(guī)定的評審標(biāo)準(zhǔn)、方法和中標(biāo)條件，要求評委嚴格按照采購文件規(guī)定的評審標(biāo)準(zhǔn)和程序?qū)ν稑?biāo)文件進行評審。
五、評審報告規(guī)范與保密
評審結(jié)束后，評審委員會及時在評審現(xiàn)場撰寫評審報告，評審報告由評審委員會全體成員及監(jiān)督人員簽字。成交結(jié)果公示前，評審委員會全體成員、監(jiān)督人員、現(xiàn)場工作人員不得泄露評審過程信息。
六、采購活動的監(jiān)管
對每項采購活動，均邀請采購人、監(jiān)管部門進行全過程監(jiān)督。中心現(xiàn)場監(jiān)督科對采購活動全程實施監(jiān)督。
違法采購活動不組織控制管理制度
對無采購預(yù)算、無采購計劃、無采購需求、無委托代理協(xié)議、規(guī)避政府采購、采購方式不合法、采購程序不合法、采購需求不合法等所謂的打政策擦邊球的違法采購活動堅決予以制止。
一、采購預(yù)算編制
對采購人提出項目的資金預(yù)算應(yīng)經(jīng)過財政部門備案，無財政預(yù)算的，不予受理采購。
二、采購計劃、需求論證、采購方式、履約驗收
嚴格按照四川省人民政府辦公廳發(fā)布的四川省政府集中采購目錄及采購限額標(biāo)準(zhǔn)、《關(guān)于進一步加強政府采購需求和履約驗收管理的指導(dǎo)意見》（財庫〔2016〕205號）文件執(zhí)行。
三、委托代理協(xié)議
做到不論項目大小、項目難易，每個項目都必須簽訂委托代理協(xié)議，對采購人、采購代理機構(gòu)都起到相互制約的作用。
四、規(guī)避政府采購
對采購人提出的不合理、不合法需求，中心不予支持，絕不違背政府采購法及相關(guān)規(guī)定，不給供應(yīng)商及相關(guān)人員鉆法律空子的可乘之機。
項目資料檔案管理制度
一、基本要求
（一）對每一個采購項目全過程中的檔案及時收集、整理、歸檔、立卷和保管，并編制目錄。
（二）檔案的立卷與保管要便于為上級主管部門和監(jiān)督單位提供檔案查閱；
（三）對檔案的保存期進行鑒定，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，及時處理；
（四）定期對具有保存價值的檔案進行必要的分類、統(tǒng)計和保管；
（五）維護檔案的完整與安全，做好對檔案的防盜、防火、防塵、防潮、防蟲等管理工作。
二、具體要求
（一）歸檔的文件應(yīng)為原件；
（二）歸檔文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與采購過程實際相符合；
（三）歸檔文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料或打印材料；
（四）歸檔文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；
（五）歸檔文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，計算機出圖必須清晰；
（六）歸檔文件的內(nèi)容必須符合國家有關(guān)建筑、機械、電子、服務(wù)等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
三、檔案資料內(nèi)容
（一）政府采購委托代理協(xié)議書；
（二）需求論證報告、采購計劃備案表；
（三）采購公告、采購文件（采購文件、資格預(yù)審文件）；
（四）更正公告（補充通知）；
（五）質(zhì)疑答復(fù)資料；
（六）投標(biāo)供應(yīng)商簽到表；
（七）采購活動現(xiàn)場人員（采購人、監(jiān)督機構(gòu)、公證單位、評審專家）簽到表；
（八）專家評審資料（資格審查、符合性審查、評分表、評分匯總表、澄清通知等）；
（九）評審報告（含復(fù)核報告、廢標(biāo)流標(biāo)論證表）；
（十）評審專家履約情況反饋意見表；
（十一）結(jié)果公告、中標(biāo)（成交）通知書；
（十二）投標(biāo)（響應(yīng)）文件；
（十三）中國政府采購網(wǎng)和信用中國信用記錄查詢截圖；
（十四）開標(biāo)評審影像資料（光盤）；
（十五）中標(biāo)（成交）供應(yīng)商與采購人簽訂的合同協(xié)議。
四、檔案管理體系
中心檔案管理工作，實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由中心負責(zé)主體檔案管理，設(shè)立專門檔案室，配備專職檔案管理員負責(zé)檔案工作。每年3月前，交易評審科收集、整理完整的檔案資料，交中心檔案管理員統(tǒng)一保管。
五、檔案借閱制度
（一）借閱技術(shù)檔案必須履行手續(xù)，不得遺失、改換；
（二）凡需使用檔案者，均須填寫檔案借閱單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱；
（三）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借須辦理登記手續(xù)；
（四）借閱期限原則上不得超過一周，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；
（五）借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
六、檔案銷毀制度
（一）對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；
（二）辦理銷毀，按照規(guī)定執(zhí)行；
（三）銷毀要在兩人以上監(jiān)督下進行，并在清冊上簽字。
廉潔自律制度
為維護國家利益、社會公共利益和采購當(dāng)事人的合法權(quán)益，維護政府采購公平、公正、公開、透明的市場秩序，規(guī)范政府采購代理行為，預(yù)防和制政府采購活動中的商業(yè)賄賂行為：
一、堅持廉潔自律，抵制商業(yè)賄賂。認真貫徹落實中央、省、市關(guān)于治理商業(yè)賄賂工作的有關(guān)精神，加強政治思想教育和法制教育，筑牢自覺抵制商業(yè)賄賂的思想道德防線。
二、堅持“公平、公正、公開”原則，不濫用職權(quán)，強行指定專家評委和供應(yīng)商，干預(yù)正常采購活動；不與采購人、供應(yīng)商發(fā)生不正當(dāng)?shù)慕?jīng)濟往來，獲取不正當(dāng)利益。
三、嚴格遵守政府采購回避制度的有關(guān)規(guī)定和項目工作紀(jì)律采購活動期間不在非辦公場所與供應(yīng)商私自單獨接觸等；不利用工作之便，向外界透露應(yīng)當(dāng)保密的政府采購信息。
四、增強法律意識，自覺維護政府采購正常秩序。不從事資質(zhì)范圍以外的代理業(yè)務(wù)；對采購人依法委托的代理項目不以任何理由拒絕。
五、規(guī)范政府采購程序，嚴格按政府采購審批的采購方式組織采購。不在財政部門指定媒體以外發(fā)布采購信息；不擅自改變審批的采購方式；不以不合理條件對供應(yīng)商實行差別對待或帶有歧視性；不得設(shè)置帶傾向性資質(zhì)門檻、技術(shù)性條款，排斥和限制其他潛在供應(yīng)商；不制定帶有傾向性的評審辦法；在組織政府采購項目評審時，不誤導(dǎo)或直接授意評審人員做出有違公平的評審意見；不得與供應(yīng)商或采購單位惡意串通。
六、加強內(nèi)部制度建設(shè)，規(guī)范工作人員行為準(zhǔn)則。
七、樹立良好的工作作風(fēng)、提高工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。
八、自覺接受政府采購監(jiān)管部門、審計和紀(jì)檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督和檢查，自覺接受社會界的監(jiān)督。